Administrative Assistant

Als Administrative Assistant ben jij een onmisbare schakel binnen het team. Je bent verantwoordelijk voor:

• Het bieden van administratieve ondersteuning aan het Procurement-departement
• Het actief ondersteunen bij prijsvragen en contractbeheer in samenwerking met de aankoper
  • Opvolgen van orderverwerking en -bevestiging
  • Controleren van verzekeringsattesten en opstellen van dossiers en klassement
  • Samenstellen van prijsvergelijkingstabellen op basis van offertes
• Het zelfstandig beheren van eenvoudige dossiers, inclusief contact met interne klanten en leveranciers
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne klanten en leveranciers via telefoon, e-mail en schriftelijke correspondentie, met een sterke focus op klantvriendelijkheid
• Het opstellen van rapporten aan de hand van sjablonen en het controleren van de resultaten op coherentie
• Bijdragen aan de verbetering van processen en samenwerking binnen het backoffice team
• Klassieke administratieve taken zoals postverwerking en archivering
• Het opstellen van interne en externe documenten op basis van richtlijnen

Opleiding: Bachelor diploma, bij voorkeur in een administratieve richting, met minimaal 2 jaar relevante ervaring

Vaardigheden:

• Teamplayer, nauwkeurig, georganiseerd en stressbestendig
• Sterke communicatieve vaardigheden en discreet
• Grondige kennis van MS Office; ervaring met COUPA en/of SAP is een pluspunt

Talenkennis: Nederlands of Frans als moedertaal, met een goede kennis van de tweede taal en basis Engels

• Een dynamische werkomgeving in het hart van Brussel
• Een uitdagende en gevarieerde functie waarin je je administratieve en communicatieve talenten optimaal kunt inzetten
• Samenwerking in een professioneel en collegiaal team